Briefkopf

Werden nicht alle Schaltflächen angezeigt, fehlt Ihnen die nötige Berechtigung zur Bearbeitung.

	Speichern übernimmt alle Änderungen an dem Datensatz.
	Liste wechselt zur Liste und hebt den zuletzt angezeigten Datensatz fett hervor. Haben Sie erfasste Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.
	Zurücksetzen macht alle Änderungen an dem Datensatz rückgängig. Es werden wieder die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Neu öffnet ein leeres Eingabeformular.
	Löschen entfernt den Briefkopf aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Probedruck zeigt eine Vorschau im PDF-Format am Bildschirm an. Aus der Seitenansicht können Sie den Ausdruck starten und/oder lokal auf Ihrem Rechner speichern. Änderungen am Briefkopf müssen erst gespeichert werden.

Zum Erstellen von Serienbriefen, wie zum Beispiel Betreuungsverträge, Zahlungsbenachrichtigungen, Mahnungen und sonstige Infobriefe, ist es notwendig einen Briefkopf und eine Briefvorlage anzulegen. Für jeden Mandanten lassen sich beliebig viele Briefköpfe speichern. Zur individuellen Gestaltung der Briefköpfe stehen zwei Varianten zur Auswahl. Zum einen können simple Texteingaben eingebunden oder Grafiken (Bilddateien) importiert werden. Problemlos ist natürlich auch ein Mix aus Grafiken und Texte umsetzbar. Jede Briefvorlage muss einen Briefkopf erhalten.

Mit Hilfe der Funktionen

Datensatz zurück und

Datensatz vor ist ein schneller Wechsel zwischen den Datensätzen möglich ohne wieder die

Liste zu öffnen. Berücksichtigt werden nur angehakte Datensätze. Die Datensatzwechsler befinden sich in der Detailansicht oben rechts.

1 Öffnen Sie ein leeres Erfassungsformular über <

Ausgabevorlage/Briefkopf/Neu> bzw. wählen Sie

Bearbeiten über die Listenzeige.

2 Für eine Neuanlage hinterlegen Sie im Layer Grunddaten eine Kurz- und Langbezeichnung für den Briefkopf. Über die Langbezeichnung wird der Briefkopf später den Briefvorlagen zugeordnet.

4 Zur individuellen Gestaltung der Briefköpfe stehen mehrere Varianten zur Verfügung. Zum einen lassen sich Grafiken (Bilddateien) importieren oder Sie wählen die simple Texteingabe. Die Kombination aus beiden Varianten ist ebenfalls möglich.

Der Briefkopf besteht aus vier Bereichen: 2 Grafiken für den oberen Briefteil, 1 Unterschrift, 1 Fußzeile. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit ein Hintergrundbild zu importieren, falls der Briefkopf auf der ersten Seite ein anderes Layout hat. Beispiel: Aufbau

Falls Sie keine Möglichkeit haben Bilddateien zu erstellen, hinterlegen Sie im Layer Text die gewünschten Angaben und wandeln mit Hilfe der integrierten Funktion den Text in Bilddateien um. Allerdings sind die Gestaltungsmöglichkeiten stark eingeschränkt!

Bei einer Neuanlage werden Angaben beim Mandanten aus den Layern Grunddaten, Ansprechpartner, Öffnungszeit/Kassenstunde und Bankverbindung automatisch für den Briefkopf vorgesehen. Bedenken Sie, dass auf dem Briefbogen nur begrenzt Platz zur Verfügung steht und ggf. der Text angepasst werden muss.

Die Schriftgröße wird skaliert und ist abhängt von der Zeilenlänge. Je länger eine Zeile, desto kleiner wird die Schrift. Fügen Sie Leerzeichen am Ende einer Zeile ein, falls weitere Zeilen erscheinen müssen.

Text umwandeln in eine Grafik

Der Briefkopf kann ausschließlich Grafiken verarbeiten, deshalb muss jeder Textbereich umgewandelt werden.

1 Wechseln Sie in den Layer Grafik und wählen Grafik erstellen für den entsprechenden Bereich. Die Funktion steht erst nach dem Speichern zur Verfügung. Der hinterlegte Text erscheint als Grafik.

2 Sind Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden, wechseln Sie wieder in den Layer Text und nehmen die Änderung vor.

Die Schriftgröße passt sich der maximalen Feldgröße an. Es können Leerzeichen eingeben, um die Schriftgröße zu verkleinern.

3 Wandeln Sie den bearbeiteten Text wieder in eine Grafik um.

Wir empfehlen den Import von Bilddateien, damit Ihr Schreiben durch eine professionelle Optik einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

Zum Importieren von Bilddateien wechseln Sie in den Layer Grafik.

Die Funktionen stehen erst nach dem Speichern zur Verfügung.

1 Grafik importieren klicken Sie an, um eine Grafik einzufügen. Ein Importfenster öffnet sich, um das Verzeichnis und die Datei von der lokalen Platte zu laden. Der Assistent hilft bei der Suche, wenn Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken.

2 Bild löschen entfernt die eingefügte Grafik. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Alle Grafiken können eine beliebige Auflösung/Qualität (DPI) haben. Zugelassen werden nur die Formate GIF-, JPG- (JPEG) oder PNG. Beachten Sie beim Anlegen einer Grafik die maximalen Größenangaben für die Breite und Höhe. Beim Import wird die Grafik immer auf die maximale Größe verkleinert bzw. vergrößert ohne die Proportionen zu berücksichtigen. Um eine Verzerrung der Grafik zu vermeiden müssen Sie die vorgeschriebenen Größen verwenden.

Briefkopf maximal 16,5 cm x 3 cm (wird nur auf der ersten Seite gedruckt)

Zusatzgrafik rechts (Benutzergrafik rechts) maximal 8,5 cm x 5 cm

Unterschrift (Benutzerunterschrift) maximal 8 cm x 2,5 cm

Beim Einfügen der Grafik kann ein Zusatztext (z.B. Name, Funktion) angelegt werden. Der Zusatztext wird unterhalb der grafischen Unterschrift gedruckt.

Zusatzgrafik unten maximal 16,5 cm x 2 cm

Zum Importieren von einer Hintergrundgrafik wechseln Sie in den Layer Hintergrund.

Die Funktionen stehen erst nach dem Speichern zur Verfügung.

2 Bild löschen entfernt die eingefügte Grafik. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Die Grafik kann eine beliebige Auflösung/Qualität (DPI) haben. Zugelassen werden nur die Formate GIF-, JPG- (JPEG) oder PNG. Beachten Sie beim Erstellen der Grafik auf die maximale Größenangabe für die Breite und Höhe (21 cm x 29,7 cm). Beim Import wird die Grafik immer proportional auf die maximale Größe verkleinert bzw. vergrößert. Um eine Verzerrung der Grafik zu vermeiden müssen Sie die vorgeschriebene Größen verwenden.

Die Hintergrundgrafik wird auf jeder Seite gedruckt.

Sinnvoll ist es nur einen Briefkopf anzulegen, der von allen Anwendern genutzt wird. Damit beim Ausdruck der Schreiben die Kontaktdaten (Ansprechpartner, Durchwahl usw.) des jeweiligen Anwenders gedruckt werden gibt es die Benutzergrafiken.

Die Benutzergrafiken werden mit dem Login-Benutzernamen verknüpft. Das bedeutet, beim Einrichten der Benutzergrafiken muss der Anwender an dem Arbeitsplatz angemeldet sein für den die Benutzergrafiken gültig sind. Die gewünschten Angaben gehören in die Bereiche Benutzergrafik rechts und Benutzerunterschrift. Zum Einrichten stehen die üblichen Möglichkeiten zur Verfügung.

Die Benutzergrafiken sind nur für den jeweiligen Anwender sichtbar.

Beim der Ausgabe wird geprüft, ob der angemeldet Anwender eigene Benutzergrafiken eingerichtet hat. Wenn ja, verwendet der Briefkopf die individuellen Angaben, ansonsten erscheinen die Angaben aus den Bereichen Zusatzgrafik rechts und Unterschrift.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche

Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Speichern Sie den Biefkopf und prüfen das Layout im

Probedruck. Die Vorschau nutzt Musterdaten und wird am Bildschirm im PDF-Format angezeigt.

Sie liefern uns Ihr Briefpapier als gedrucktes Blatt oder als Wordvorlage (Grafikdaten) und wir erstellen daraus für Sie die passenden Grafiken. Bestellformular

Den untergeordneten Mandanten (Betreuungseinrichtungen) stehen auch die Briefköpfe aus der Zentrale Verwaltungsstelle (übergeordneter Mandant) zur Verfügung. Ein rotes Symbol (

) kennzeichnet den Datensatz. Die Betreuungseinrichtungen können die Briefköpfe für ihre Schreiben verwenden. Änderungen an dem Briefkopf sind allerdings nur auf der Ebene der Verwaltungsstelle möglich, bis auf die Möglichkeit eine eigene Benutzergrafik und -unterschrift zu hinterlegen.

Löschen entfernt den Datensätze aus dem Bestand. Dies ist allerdings nicht möglich, wenn der Briefkopf für eine Briefvorlage genutzt wird. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK bzw. beachten den Hinweis.