Kind/Person/Mitarbeiter/Mandant - Dokumentation - Dokument

In dem Layer Dokumentation besteht die Möglichkeit externe Dateien dem Datensatz anzuhängen. Das Dateiformat spielt dabei keine Rolle nur die Dateigröße ist auf maximal 1 MB beschränkt. Zum Öffnen der Formulare muss selbstverständlich die benötigte Software lokal auf Ihrem Rechner installiert sein.

Wichtiger Hinweis Die Langzeitverfügbarkeit der Dokumente kann nicht garantiert werden. Es besteht die Möglichkeit, dass durch Änderungen in der Datenbank oder andere Anpassungen die Verknüpfungen zu den Dokumenten verloren gehen. Es handelt sich nicht um ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darüber hinaus können Anwender mit den entsprechenden Benutzerrechten Dokumenteneinträge eigenständig löschen.

Dokument (Datei) importieren

1        Öffnen Sie das Bearbeitungsfenster über <Kind/Layer Dokumentation/Neu Dokument>. Möchten Sie die Angaben eines vorhandenen Eintrags ändern, wählen Sie Bearbeiten.

2        Das Datum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt. Selbstverständlich können Sie den Eintrag überschreiben.

Die hochgeladenen Dokumente sind mandantenbezogen bzw. abhänging vom Loginmandanten des Anwenders, der das Dokument importiert hat. Normalerweis sehen nur Anwender das Dokument mit einem Loginmandant der gleichen Ebene. Dokumente, die auch für Anwender einer anderen Mandantebene gesehen werden, erkennen Sie an dem Symbol Sichtbar.

3        Möchten Sie beim Hochladen der Datei direkt eine Wiedervorlage an den festgelegten Empfänger für den Mandanten erzeugen, muss Wiedervorlage erstellen aktiviert sein.

Der Empfänger für die automatischen Wiedervorlagen wird unter <Mandant/Layer Optionen (beim Hauptmandant) hinterlegt. Für jeden untergeordneten Mandanten kann ein anderer Empfänger/Bearbeiter

4        Erfassen Sie eine Thema (Bezeichnung) für den Import, der Text später im Layer Dokumentation angezeigt. Oftmals ist es sinnvoll einen Hinweis zu dem Dokument anzugeben, ganz besonders wenn weitere Anwender das Formular nutzen, hierzu steht der Feld Notiz zur Verfügung.

5        Ein Klick auf Durchsuchen öffnet den Assistenten zur Suche der Datei. Erlaubt sind Dateien mit einer maximalen Dateigröße von 16 MB.

6        Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

7        Speichern Sie die Datei. Zum Importieren weiterer Dateien bzw. Änderungen bleibt das Fenster geöffnet.

8        Mit Schließen kehren Sie zum Kinddatenblatt zurück. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie nur im Ausnahmefall das aus der Titelleiste benutzen.

Die Langzeitverfügbarkeit der Dokumente kann nicht garantiert werden. Es besteht die Möglichkeit, dass durch Änderungen in der Datenbank oder andere Anpassungen die Verknüpfungen zu den Dokumenten verloren gehen. Es handelt sich nicht um ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darüber hinaus können Anwender mit den entsprechenden Benutzerrechten Dokumenteneinträge eigenständig löschen.

Dokumente freigeben

Die hochgeladenen Dokumente sind mandantenbezogen bzw. abhängig vom Loginmandanten des Anwenders, der das Dokument importiert hat. Normalerweis sehen nur Anwender das Dokument mit einem Loginmandant der gleichen Ebene. Möchten Sie Ihre Auswahl anderen Anwendern von der untergeordneten bzw. übergeodnenten Mandantenebene zur Verfügung stellen, setzen Sie den Haken Sichtbar für andere Mandanten. Die Anwender der andere Mandantenebene können keine Änderungen an sichtbaren Einträgen vornehmen. Freigegebene Dokumente sind in der Liste am Symbol Sichtbar zu erkennen.