Rückzahlungen erfassen
Haben z. B. die Eltern eine Überzahlung (Guthaben) kann dieses mit den nächsten fälligen Monatsbeiträgen verrechnet werden oder das Guthaben wird den Eltern ausgezahlt bzw. zurück überwiesen.
Die eigentliche Rückzahlung, ob als Überweisung oder Bar-Auszahlung geschieht nicht in der Kindergartenverwaltung. Dieser Vorgang wird im Allgemeinen in der Buchhaltung bearbeitet. In der Anwendung muss allerdings der ausgezahlte Betrag entweder in der Nachberechnung oder als negative Zahlung erfasst werden, damit bei der nächsten Sollstellung keine Verrechnung stattfindet.
Auszahlung über eine negative Zahlung
Zahlungen mit einem negativen Vorzeichen sollten ausschließlich für Rückzahlungen verwendet werden. Die Überleitungsdatei "Ist" für die Buchhaltung berücksichtigt die Minus-Zahlungen und somit ist eine zeitnahe Weitergabe an die Buchhaltung möglich.
Negative Zahlungen werden genauso erfasst wie Zahlungseingänge nur das ein Minus-Zeichen vor den Zahlungsbetrag geschrieben wird. Alle Funktionen (bearbeiten, löschen, freigeben usw.) werden identisch behandelt. Arbeitsschritte Zahlung erfassen
Die jährliche Finanzamt Bescheinigung für die Eltern (Zahler) zieht alle Auszahlungen, die durch eine negative Zahlung erfasst wurde, vom Zahlungseingang ab.
Auszahlung über die Nachberechnung erfassen
Eine Überzahlung hat ein negatives Vorzeichen (befindet sich im Minusbereich), um nun den Minusbetrag auszugleichen muss ein Zugang erfasst werden. Beim Kind im Layer Fälligkeit/Aktuelle Reste sind die Eingaben Abgang/Zugang sofort sichtbar (Kind speichern!). Die Nachberechnung wird in der nächsten Sollstellung verarbeitet. Zum Überprüfen der Eingabe führen Sie eine Vorschau für die kommende Sollstellung durch.
Nachberechnungen werden in der Überleitungsdatei "Soll" für die Buchhaltung berücksichtigt.
Die jährliche Finanzamt Bescheinigung für die Eltern (Zahler) kann Auszahlungen, die als Zugang in der Nachberechnung erfasst wurde, NICHT berücksichtigen. Die Jahresbescheinigung wird ggf. NICHT korrekt erstellt.