Mitarbeiter- Suchen - Liste - Ausgabe

Aus der Liste der selektierten Mitarbeiter wird das Ausgabefenster geöffnet, hierzu wählen Sie die Schaltfläche Ausgabe. Nun müssen nur noch Ihre gewünschten Vorgaben (Ausgabeart, Format, Sortierung) festlegt werden.

Mitarbeiterlisten/Serienbriefe ausgeben bzw. exportieren

1        Aus der Liste der selektierten Mitarbeitr wird das Ausgabefenster geöffnet, hierzu wählen Sie die Schaltfläche Ausgabe.

2        Die Auswahl der Ausgabeart ist in zwei Kategorien eingeteilt: Briefvorlage und Liste. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus. Die Auswahl bestimmt die weiteren Einstellungsmöglichkeiten (Format, Gruppierung, Sortierung).

3        Wie die Daten aufbereitet werden, hängt vom Format ab. Für einen einfachen Ausdruck wählen Sie den Eintrag PDF (Portable Document Format), dieser ist auch meist als Standard vorbelegt.

PDF (Portable Document Format)

Hier handelt es sich um eine von der Firma Adobe entwickelte Speicherform für Textdokumente.

CSV (Comma Separated Values)

Das Format eignet sich für den Datenexport und wird von sehr vielen Fremdprodukten erkannt. Genutzt wird dies meist um eine Excel-Tabelle zu erhalten. Die Exportdatei enthält überwiegend die Informationen die auch in der PDF-Ausgabe vorhanden sind, oftmals sogar mehr.

Sind Sie mit der Auswahl der Spalten nicht zufrieden besteht die Möglichkeit sich über Ausgabevorlage/Eigene CSV-Liste eine individuelle Exportliste zusammenzustellen.

DOC (Report-Viewer Word-Dokument)

Das Format eignet sich für den Datenexport in ein Word-Dokument. Im Vergleich zum CSV-Format wird hier das komplette Layout der Ausgabeart übertragen.

4        Weitere Möglichkeiten für Briefvorlagen:

1        Protokollieren Sie den Ausdruck der Schreiben unter Mitarbeiter/Layer Dokumentation. So können Sie jederzeit nachvollziehen, ob und wann welches Schreiben erstellt wurde und auch ein Nachdruck aus dem Layer ist möglich. Das Schreiben wird als PDF-Datei mit dem Erstellungsdatum abgelegt. Standardmäßig ist die Option PDF-Formular im Bereich Dokumentation ablegen eingestellt, entfernen Sie den Haken (), wenn es sich beispielsweise um einen Probedruck handelt und keine Dokumentation erforderlich ist.

2        Die Sortierung für den Seriendruck wird aus der Mitarbeiter-Liste übernommen. Eine Änderung der Sortierung ist zum einen direkt in der Suche oder in der Listenanzeige möglich.

Weitere Möglichkeiten für Listen:

3        Protokollieren Sie den Ausdruck der Schreiben unter Mitarbeiter/Layer Dokumentation. So können Sie jederzeit nachvollziehen, ob und wann welches Schreiben erstellt wurde und auch ein Nachdruck aus dem Layer ist möglich. Das Schreiben wird als PDF-Datei mit dem Erstellungsdatum abgelegt. Standardmäßig ist die Option PDF-Formular im Bereich Dokumentation ablegen eingestellt, entfernen Sie den Haken (), wenn es sich beispielsweise um einen Probedruck handelt und keine Dokumentation erforderlich ist.

4        Die Sortierung für den Seriendruck wird aus der Mitarbeiter-Liste übernommen. Eine Änderung der Sortierung ist zum einen direkt in der Suche oder in der Listenanzeige möglich.

5        Die Gruppierung der Liste bestimmt den Seitenumbruch. Die Vorbelegung Mandant erstellt für jede Einrichtung eine neue Seite.

6        Standardmäßig wird die Vorgabe für die Sortierung aus der Mitarbeiter-Suche (unterster Layer) übernommen. Zusätzlich ist eine Sortierung nach Name, Anschrift oder Geburtsdatum möglich.

7        Jede Liste benötigt eine aussagekräftige Überschrift, damit Sie auch später nachvollziehen können, um welche Mitarbeiter es sich handelt. Ohne eigene Überschrift heißt die Liste "Mitarbeiterliste". Haben Sie allerdings für die Mitarbeiter-Suche eine Suchabfrage verwendet, wird der Namen der Suchabfrage für die Listenüberschrift angeboten.

5        Weiter startet die Ausgabe.

Welche Ausgabearten gibt es?

Die Auswahl der Ausgabearten ist in zwei Kategorien eingeteilt: Briefvorlage und Liste.

8        Unter Briefvorlage finden Sie alle Schreiben, für die unter Ausgabevorlage/Briefvorlage eine Vorlage angelegt werden kann. Nach Festlegung des Schreibens werden die dazugehörigen Briefvorlagen für den Seriendruck angeboten. w

Allgemeines
Schreiben

Bei dieser Art handelt es sich um einen simplen Serienbrief, der für verschiedene Informationsbriefe verwendet werden kann.

9        In der Kategorie Liste befinden sich die Ausgaben in Tabellenform.

Eigene
CSV Liste

Erzeugt eine Exportdatei im CSV-Format. Ausgelesen werden nur die Daten, die in der gewählten Export-Liste zusammengestellt sind. Die eigene Export-Liste muss zuerst unter Ausgabevorlage/Eigene CSV-Liste angelegt werden.
Listen

Für die einfachen Listen stehen mehrere Ausgabearten mit unterschiedlichen Inhalten zur Verfügung. Am Ende jeder Liste wird die Anzahl der aufgeführten Kinder angegeben.

Die Angaben auf den Listen sind meist immer von Stichdatum abhängig.

10    Betreuungsgruppe, Name: Druckt die Gruppenzuordnung aus <Layer Arbeitszeit/Erster und zweiter Arbeitsbereich>.

11    Name: Druckt nur die Nachnamen der Mitarbeiter und bietet Platz für Bemerkungen.

12    Name, Anschrift, Telefon, E-Mail: Druckt die Namen der Mitarbeiter, die Anschrift, die private Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

13    Name, E-Mail: Druckt den Namen der Mitarbeiter und die private E-Mail-Adresse.

14    Name, Geburtsdatum: Druckt den Namen, das Geburtsdatum und das Alter der Mitarbeiter.

15    Name, Geburtsdatum, Anschrift: Druckt den Namen, das Geburtsdatum und die Anschrift der Mitarbeiter. Zusätzlich wird die private Telefonnummer ausgegeben.

16    Name, Qualifikation, Tätigkeit, Wochenstunden: Druckt den Namen und die Angaben zur Qualifikation, Tätigkeit und Anzahl der Arbeitsstunden der Mitarbeiter.

17    Name, Telefon, E-Mail: Druckt die Namen der Mitarbeiter und die private Telefonnummer und E-Mail-Adresse.