Institution-Neu/Bearbeiten

Werden nicht alle Schaltflächen angezeigt, fehlt Ihnen die nötige Berechtigung.

	Speichern übernimmt die Änderungen an den Daten. Beim ersten Speichern der Daten wird eine interne Nummer für die Institution von der Anwendung vergeben.
	Liste wechselt zur Listenansicht. Haben Sie Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.
	Zurücksetzen macht alle Änderungen an dem Datensatz rückgängig. Es werden wieder die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Neu öffnet ein leeres Eingabeformular zur Erfassung einer Institution.
	Löschen entfernt die Institution aus dem Bestand. Dies ist allerdings nur möglich, solange die Institution bei keinem Kind im Stammblatt zugeordnet wurde. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Sämtliche Anschriften, wie z.B. Ärzte, Schulen, Ämter usw., die für das Stammblatt eines Kindes zur Verfügung stehen sollen, müssen als Institution erfasst werden.

Mit Hilfe der Funktionen im Formularkopf

Datensatz zurück und

Datensatz vor wechseln Sie schnell auf das Stammblatt des nächsten Kindes aus der Selektionsliste. Berücksichtigt werden nur angehakte Datensätze.

Institutionen sind Mandantenübergreifend, wenn sie dem Hauptmandanten zugeordnet sind. In dem Fall können die Betreuungseinrichtungen (untergeordneten Mandanten) die Institutionen verwenden, aber keine Änderungen an den Daten vornehmen.

1 Öffnen Sie ein leeres Erfassungsformular über <

Standard/Institution/Neu> bzw. wählen Sie

Bearbeiten über die Listenzeige.

2 Zur besseren Übersicht ist der Arbeitsbereich in Layer unterteilt, die sich über die Symbole

öffnen und

schließen lassen.

Mandant	Das Listenfeld wird nur bei der Neuanlage einer Institution und wenn mehr als ein Mandant zur Verfügung steht, angezeigt. Wählen Sie den Mandanten aus dem die Institution zugeordnet werden soll. Institutionen sind Mandantenübergreifend, wenn sie dem Hauptmandanten zugeordnet sind.
Institution u. Zusatzname	Für sehr lange Bezeichnungen stehen zwei Zeilen zur Verfügung.
Straße, PLZ, Ort u. Ortsteil	Die Felder bieten die Möglichkeit die Daten mit Hilfe der Auswahlliste einzugeben. Zur Auswahl stehen nur die Einträge, die bereits in Ihrem Bestand vorhanden sind. Für die Eingabe eines Ortsteils steht zusätzlich das Popup zur Verfügung.
Haus-Nr. u. Zusatz	Hausnummernzusätze (a, b, c...) sollten im Feld (Zusatz) gesondert eingegeben werden.
Postf.-PLZ u. Postfach	Die Felder müssen gefüllt werden, wenn als bevorzugte Anschrift der Eintrag Postfachanschrift gewählt ist.
Bevorzugte Anschrift	Ein eingerichtetes Postfach kann standardmäßig als Anschrift verwendet werden. Stellen Sie den Eintrag auf Postfachanschrift, die Felder Postf.-PLZ und Postfach müssen dann gefüllt werden.
Art	Die Art steuert die Auswahlmöglichkeiten der Listenfelder. Das bedeutet, dass z.B. bei der Auswahl der Schule in den Kind-Grunddaten nur die Institutionen mit der Art Schule angeboten werden.
Notizen	Für zusätzliche Bemerkungen steht Ihnen hier der Platz in dem Textfeld zur Verfügung. Ist hier mehr Text hinterlegt als in dem Fenster abbildbar, befindet sich an der rechten Seite eine Bildlaufleiste, mit der Sie im Feld scrollen können.
Informationsfelder	Die Felder werden bei dem Speichern automatisch von der Anwendung gefüllt und lassen sich nicht bearbeiten.

Für jede Institution lassen sich mehrere Ansprechpartner im zweiten Layer anlegen, aber nur ein Datensatz kann als bevorzugter Ansprechpartner definiert werden. Der Status Bevorzugt wird durch ein gekennzeichnet. Einträge, die nicht mehr aktuell sind, werden durch ein gekennzeichnet.

öffnet die Bearbeitungsmaske, um einen neuen Ansprechpartner anzulegen. Arbeitsschritte
Ansprechpartner bearbeiten, wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Ansprechpartner ansehen, wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Ansprechpartner löschen, entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Hier hinterlegen Sie ggf. weitere Kommunikationswege (Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.) der Institution. Alle bevorzugten Kommunikationwege sind hier durch ein gekennzeichnet. Es darf je Kommunikationsweg nur ein Bevorzugter definiert werden. Daten, die nicht mehr aktuell sind, werden durch ein gekennzeichnet.

öffnet das Erfassungsformular, um einen neuen Kommunikationsweg anzulegen. Arbeitsschritte
Kommunikationsweg bearbeiten, wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Kommunikationsweg ansehen, wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Kommunikationsweg löschen, entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Die Bankverbindung muss nur eingetragen werden, wenn Sie für die Institution ein Überweisungslauf durchführen möchten. Der Überweisungslauf ermöglicht es Ihnen Überzahlungen/Guthaben nach den Standards der SEPA-Überweisung an den entsprechenden Zahler auszuzahlen.

1 Geben Sie den Kontoinhaber und IBAN ein. Ihre Eingabe wird mit der aktuellen Bankentabelle der Deutschen Bundesbank abgeglichen. BIC und der Name der Bank werden automatisch ermittelt.

Der Layer zeigt alle Zusatzfelder, die beim Hauptmandanten (Verwaltungsstelle) eingerichtet sind. Tragen Sie den entsprechenden Wert hinter der Bezeichnung ein.

In der vorgeschalteten Suche kann nach sämtliche Zusatzfelder selektiert werden.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche

Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Speichern Sie Ihre Eingaben. Beim erstmaligen Speichern erhält der Datensätze eine fortlaufende Nummer (pro Mandant).

Historie öffnet ein weiteres Fenster, dass auflistet welcher Anwender wann eine Änderung an den Daten vorgenommen hat. Die Liste kann über die Schaltfläche

Drucken im unteren Bereich ausgegeben werden.

Liste wechselt in die vorherige Anzeige und hebt den zuletzt angezeigten Datensatz fett hervor. Haben Sie erfasste Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.

Alle Institutionen, die auf der Ebene der Einrichtung erfasst wurden, sind nur bei dem jeweiligen Mandanten und dem Hauptmandanten sichtbar. Um doppelte Einträge zu vermeiden hat die Verwaltungsstelle die Möglichkeit die Zuordnung der Institution auf den Hauptmandanten zu verschieben, damit wird die Institution für alle untergeordneten Mandanten freigegeben. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

Institution dem Hauptmandanten zuordnen gibt die Institution für alle untergeordnete Mandanten frei. Die Funktion steht nur der Verwaltungsstelle zur Verfügung.

Die Institution kann NICHT gelöscht werden, wenn sie bereits im Abrechnungslauf (Sollstellung, Nachberechnung, Monatsabschluss) verarbeitet wurde oder noch bei mindestens einem Kind zugeordnet ist.

Löschen entfernt den Eintrag. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK bzw. beachten den Hinweis.

Soll die Institution nicht mehr verwendet werden und löschen ist aus den oben genannten Gründen unmöglich, kann die Institution für Neuzuweisungen deaktiviert werden. Standardmäßig erhält jede Institution im Layer Grunddaten das Kennzeichen

Anzeigen. Entfernen Sie den Haken, wenn die Institution nicht mehr beim Kind auswählbar sein soll. Die Institution bleibt weiterhin für Auswertungen und Listen erhalten. Deaktivierte Einträge werden in der Liste durch ein

gekennzeichnet.