Wiedervorlage - Neu/Bearbeiten

Damit ein Arbeitsvorgang nicht in Vergessenheit gerät, legen Sie eine Wiedervorlage an. Die Wiedervorlage ist im Prinzip ein Kalendereintrag mit Erinnerungsfunktion. Zu dem festgelgeten Termin erhält der jeweiliger Bearbeiter einen Hinweis auf der Startseite.

Wiedervorlage erfassen/bearbeiten

1        Eine Wiedervorlage kann für ein Kind, eine Person, einen Mitarbeiter und für eine Staffelberechnung eingerichtet werden. Öffnen Sie die entsprechende Detailansicht und wählen im Layer Wiedervorlage/Neu bzw. Bearbeiten.

Falls Sie dabei sind eine allgemeine Wiedervorlage zu erfassen muss der Mandant eingestellt werden. Die Wiedervorlage kann nur für einen Benutzer erzeugt werden, der auf diesen Mandanten Zugriff hat.

2        Das Datum legt den Erinnerungstag fest. Beachten Sie die Hinweise zur Datumseingabe.

3        Zusätzlich ist ein Grund erforderlich, hier reicht ein kurzer Hinweis. Weitere Bemerkungen können im Feld Notizen erfasst werden.

4        Als Bearbeiter wird standardmäßig Ihr Name (angemeldeter Anwender) vorbelegt, damit sind Sie der Empfänger.

Allerdings gibt es auch die Möglichkeit die Wiedervorlage an einen anderen Bearbeiter weiterzugeben. Im Auswahlfeld Bearbeiter stehen alle Benutzernamen, die auf den Mandanten des Datensatzes oder zu dessen Hauptmandanten Zugriff haben. Wählen Sie den entsprechenden Benutzernamen aus. Manchmal gibt es sogar die Möglichkeit die Wiedervorlage an mehrere Anwender weiterzugeben. In dem Fall wird ein Multiselektionsfeld eingeblendet.

Namen von gesperrten Benutzerzugängen werden nicht in der Liste aufgeführt.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

5        Übernehmen bzw. Speichern Sie Ihre Eingaben. Für weitere Eingaben bzw. Änderungen bleibt das Fenster geöffnet.

6        Schließen Sie das Fenster. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie nur im Ausnahmefall das aus der Titelleiste benutzen.

Wiedervorlage suchen

Im Objekt Wiedervorlage werden die Wiedervorlagen verwaltet. Dort können Sie Wiedervorlagen nach bestimmten Kriterien suchen und zur Bearbeitung direkt zum dazugehörigen Datensatz wechseln oder Sie erstellen sich einen Papierausdruck. Die Wiedervorlagen sind natürlich auch im Layer Wiedervorlage beim Kind, Person, Mitarbeiter und Staffelberechnung aufgelistet. Zu beachten ist, dass auch die Wiedervorlagen von anderen Anwendern sichtbar und zur Bearbeitung freigegeben sind. Achten Sie besonders beim Löschen darauf, ob Sie der Bearbeiter sind.

1        Wählen Sie Wiedervorlage/Aktuell, um Ihre fälligen Wiedervorlagen aufzulisten. Oder nutzen Sie den Link auf der Startseithat den e.

Wiedervorlage löschen oder Status ändern?

Die meisten Wiedervorlagen können nach Erledigung mit Sicherheit gelöscht werden. Dazu wechseln Sie in die entsprechende Detailansicht und öffnen den Layer Wiedervorlage oder suchen die Wiedervorlage über das Objekt Wiedervorlage.

2        Löschen entfernt den Datensätze aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK. Mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeiten

Möchten Sie eine erledigte Wiedervorlage nicht löschen, ändern Sie den Status.

(leer)

Wiedervorlage hat keinen Status. Beim erstmaligen Speichern wird automatisch der Status ohne vergeben.

Wiedervorlage hat den Status in Bearbeitung.

Wiedervorlage hat den Status abgeschlossen. Der Eintrag bleibt erhalten, wird aber nicht mehr unter den aktuellen Wiedervorlagen angezeigt.

Wiedervorlage Datenschutz

Regelmäßig sollte überprüft werden, ob Datensätze von Kindern vorhanden sind, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Diese Daten müssen vollständig aus der Datenbank gelöscht werden.

Die Vorgaben für die automatische Routine werden unter System/Mandantoption hinterlegt.

3        Der Wiedervorlagegrund lautet Datenschutz: Liste mit XXX Kindern

4        In den Notizen werden alle Datensätze von Kindern aufgeführt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, abhängig von den Mandantoptionen.

Datensätze endgültig und vollständig aus der Datenbank löschen

Batch-Verarbeitung startet den Vorgang.

Alle in den Notizen der Wiedervorlage aufgeführten Datensätze werden vollständig aus der Datenbank gelöscht. Dazu gehören z.B. alle zugeordnete Personen (wenn sie nicht bei anderen Kindern zugeordnet sind), Sollstellungen, Zahlungen und Buchhaltungsüberleitungen.

Gelöschte Daten können NICHT wiederhergestellt werden!

Die Wiedervorlage bleibt erhalten und führt der Löschprotokoll auf.