freigeben

Die Zahlung wurde bisher noch nicht freigegeben. Bei der Freigabe wird die Zahlung auf die einzelnen Haushaltsstellen für die Buchhaltung verteilt, dadurch kann der Zahlungsbetrag nicht mehr verändert werden. Der Monatsabschluss berücksichtigt nur freigegebene Zahlungen.

Löschen

Hat noch keine Überleitung in die Buchhaltung stattgefunden und/oder wurde noch kein Monatsabschluss durchgeführt lässt sich der Zahlungssatz löschen. Nicht freigegebene Zahlungen können ebenfalls einfach gelöscht werden. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.

Lastschriftzahlungen, die nicht von der Bank anerkannt werden, müssen über einen Bankrückläufer storniert werden.

Verteilung

bearbeiten

Beim Freigeben einer Zahlung und beim Einzug der Lastschriftzahlungen wird automatisch jeder Betrag auf die entsprechende Haushaltsstelle bzw. Kostenart für die Buchhaltung verteilt. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die Verteilung auf den Beitrag und den Zusatzkosten angepasst werden muss. Zur Auswahl stehen nur die Kostenarten, die dem Kind zugewiesen sind. In den Spalten Betrag Soll und Betrag Rest kann eine Umverteilung vorgenommen werden. Die Spalte Betrag zeigt die gesamten Beträge je Kostenart.

1. Aufteilung der Zahlung

Verteilung

anzeigen

Eine Bearbeitung der Verteilung auf die einzelnen Haushaltsstellen ist nicht mehr möglich. Die Zahlung wurde bereits in die Buchhaltung übergeleitet und/oder ein Monatsabschluss durchgeführt.

Stornieren

Wurde ein Zahlungssatz in die Buchhaltung übergeleitet ist keine Löschung der Zahlung mehr möglich. Um den Zahlungseingang rückgängig zu machen bleibt nur noch die Stornierung. Eine stornierte Zahlung kann nicht mehr bearbeitet werden. Mit der Stornobuchung wird ein zweiter Zahlungssatz erzeugt, der sich durch ein vorgestelltes Minus-Zeichen, den Status S (Storno) und einer Rücknummer (RL-Nr.) hervorhebt.

Bankrückläufer

erstellen

Lastschriftzahlungen können nur über einen Bankrückläufer storniert werden. Für jeden Bankrückläufer können anfallende Bankgebühren berechnen werden. Mit der Rückbuchung wird ein zweiter Zahlungssatz erzeugt, der sich durch ein vorgestelltes Minus-Zeichen, den Status R (Rückzahlung) und einer Rückläufernummer (RL-Nr.) hervorhebt.

Bei Bedarf kann der Betrag für die Bankrückläufergebühr beim Mandant/Layer Optionen vorbelegt werden. Der Standardbetrag wird für jeden Rückläufer gebucht, kann aber beim Erstellen eines Rückläufers verändert werden.

Die Bankrückläufergebühren werden normalerweise als Nachberechnung (Zugang) gebucht. Ändern Sie die Voreinstellung unter <System/Mandantoption/Abrechnung>, um die Gebühr als Zahlung zu buchen. Eine Änderung kann aufgrund der eingerichteten Buchhaltungsschnittstelle notwendig sein.

1        Bankrückläufer als Nachberechnung buchen

Die Gebühren werden beim Kind in der Nachberechnung (Zugang) verarbeitet. Bei einer gesplitteten Zahlung (eine Zahlung für mehrere Kinder) wird die Bankgebühr nur einem Kind zugeteilt. Die Nachberechnung wird in der nächsten Sollstellung verarbeitet und erhöht die Fälligkeit.

2        Bankrückläufer als Zahlung buchen

Die Gebühren werden als Auslage mit einem vorgestellten Minuszeichen gebucht und sind beim <Kind/Layer Fälligkeit> und im Monatsabschluss in der Spalte IST nachvollziehbar. Bei einer gesplitteten Zahlung (eine Zahlung für mehrere Kinder) wird die Bankgebühr nur einem Kind zugeteilt.

Wird vor der nächsten Sollstellung die Bankgebühr beglichen ist die Auslage nicht mehr sichtbar. Das liegt daran, weil die offene Auslage (Minusbetrag) und der Zahlungseingang (Plusbetrag) Null ergibt. Die Buchungen, Überleitungen usw. laufen natürlich alle richtig.

Bankrückläufer sollten immer vor dem Monatsabschluss erzeugt werden! Bankrückläufer, die nach dem Monatsabschluss erstellt wurden, können nicht in der nächsten Sollstellung berücksichtigt werden, allerdings weist der folgende Monatsabschluss wieder die vollständigen Angaben aus. Beim <Kind/Layer Fälligkeit> erhalten Sie ebenfalls eine vollständige Auskunft.

3        Die Zahlungsaufteilung auf die einzelnen Kostenarten ist erst wieder möglich, wenn der Bankrückläufer gelöscht wird.

4        Bankrückläufer können auch nach der Durchführung des Monatsabschlusses erzeugt werden.

Hinweis für das Buchhaltungsverfahren KIFIKOS

Aufgrund eines Eingabefehlers (Zahlendreher bei der Kontonummer) übernimmt die Rücklastgebühr nicht der Zahler, sondern die Verwaltung. Aktivieren Sie in solch einem Fall die Option Amt, damit die Gebühr auf die Kostenart <Auslagen Verwaltung> gebucht wird. Die Kostenart muss beim Mandanten/Layer Finanzwesen hinterlegt sein. Die Buchung findet wie gewohnt beim Zahler statt, aber gleichzeitig wird beim Monatsabschluss eine automatische Nachberechnung für die Kostenart <Auslagen Verwaltung> erzeugt und der Betrag in den Abgang gestellt.
Wenn die Rücklastschriftgebühr nachträglich von der Verwaltung übernommen werden soll, muss der Betrag beim Kind als Nachberechnung Abgang <Auslagen Verwaltung> erfasst werden.