Kind - Abrechnungsdaten - Neu/Ansehen/Bearbeiten

Die komplette Beitragszuweisung findet über den Layer Abrechnungsdaten statt. Hier ordnen Sie dem Kind die zu zahlenden Beiträge, die zu berücksichtigenden Ermäßigungen, die zusätzlichen Kosten und die Zahler mit dem jeweiligen Anteil zu. Es können nur die Beitragsgruppe, Ermäßigungen und Zusatzkosten zugeteilt werden, die unter Standard eingerichtet sind. Für jede Beitragsänderung, die sich im Laufe der Betreuungszeit des Kindes ergibt, sollte ein eigener Eintrag mit einem entsprechenden Gültig ab-Datum angelegt werden. Je nach Vorgabe beim Hauptmandanten/Layer Optionen sind die Abrechnungsdaten, die in einer Sollstellung verarbeitet wurden, gesperrt.

1        Umgang mit den Layern

Abrechnungsdaten erfassen/bearbeiten

1        Öffnen Sie ein leeres Erfassungsformular über <Kind/Layer Abrechnungsdaten/Neu>. Möchten Sie die Angaben eines vorhandenen Abrechnungszeitraums ändern, wählen Sie Bearbeiten.

2        Im Layer Grunddaten tragen Sie Gültig ab-Datum für den Abrechnungszeitraum ein. Notwendig ist nur die Monats- und Jahresangabe (MM.JJJJ). Für den ersten Zeitraum wird das Datum vom ersten Betreuungstag (Status <lfd. Vertrag>) vorbelegt. Das Gültig bis-Datum darf leer bleiben, solange kein weiterer Zeitraum angelegt wird. Klicken Sie auf das Symbol Weiter. Die Funktion kann über die Tastatur angesprungen werden, wenn Sie einfach mit der TAB-Taste arbeiten und mit der RETURN-Taste bestätigen.

Kinder, mit einer selben sorge-/erziehungsberechtigte Person innerhalb einer Einrichtung, werden als Geschwisterkinder ermittelt und die Anzahl im Feld Geschwister (auto) eingeblendet. Im nebenstehenden Feld Geschwister (manuell) können Sie die Anzahl der Geschwister korrigieren, falls beispielsweise ein Geschwisterkind in einer anderen Einrichtung betreut wird. Die Einträge haben KEINE Auswirkung auf die Abrechnungsdaten.

Nutzen Sie das Württemberger Modell für die Erhebung der Gebühren wird die Anzahl der Kinder im Haushalt angezeigt und für die Ermittlung der Beitragsstaffel herangezogen.

Übernimmt ein Zahler die kompletten Beitrag/Zusatzkosten hinterlegen Sie den entsprechenden Zahler im Feld Zahler übernimmt den gesamten Beitrag bzw. Zusatzkosten aus. Werden die Kosten auf mehrere Zahler aufgeteilt, lassen Sie die Felder leer. Die Zahler müssen im Layer Zahler angelegt sein.

Die Angaben in den folgenden Layern sind abhängig vom aktuellen Abrechnungsmonat und von den Gültigkeitszeiträumen der Beitragsgruppen, Ermäßigungen und Zusatzkosten. Sind die Abrechnungsdaten bereits in einer Sollstellung verarbeitet, werden die Angaben für die nächste Sollstellung angezeigt. Die aktuellen Abrechnungsdaten stehen im Layer Fälligkeit. Beachten Sie den Hinweis im Feld Für die Ermittlung der Beträge maßgeblicher Zeitraum.

Gab es Änderungen von Beiträgen und/oder Zusatzkosten während des Abrechnungszeitraums werden Details angezeigt. Zusätzlich wird Im Layer Abrechnungsdaten das Symbol Beitragsänderung hinter der Kostenart eingeblendet und der Tooltipp gibt Auskunft, ab wann die Änderung gültig war.

Hinweis für die Richtsatzabrechnung
Es gibt zwei weitere Optionsfelder für die Kostenübernahme Essensgeld, wenn beim Mandanten die Option Richtsatzabrechnung eingestellt ist. Werden die Kosten für die Verpflegung übernommen, aktivieren Sie entweder die Option aus dem Härtefallfond oder ab 2. Geschwisterkind. Die Markierung ist wichtig für die Zuschussliste.

3        Im Layer Beitrag können dem Kind bis zu zehn Beitragsgruppen zugeordnet werden. Mit Hilfe der Scrollleiste verschieben Sie die Ansicht vertikal. Nach Auswahl der Beitragsgruppe und der Staffel wird der daraus resultierende Monatsbeitrag ermittelt.

Beim Württemberg Modell wird die Beitragsstaffel aufgrund der Anzahl der Kinder im Haushalt automatisch ermittelt. Der Eintrag kann NICHT geändert werden.

Angeboten werden nur Beitragsgruppen, die unter Standard eingerichtet sind. Je nach Abrechnungsmodus der Beitragsgruppen unterscheiden sich die Felder in der Zeile Beitrag.

2        Bei der Abrechnung nach Monatsbetrag wird der feste Betrag eingeblendet.

3        Bei der Berechnung nach Monatstage wird der einzelne Tagesbeitrag eingeblendet. Wird der Beitrag von mehreren Zahlern übernommen, bezieht sich der Anteil der Zahler auf den Tagesbeitrag!

4        Bei der Berechnung nach Einzelbetrag, muss vor der monatlichen Sollstellung die Anzahl der in Anspruch genommenen Positionen eingeben werden. In dem Fall werden drei Felder eingeblendet. Das erste Feld ist beschreibar, hier kann die Anzahl notiert werden. Im zweiten Feld steht der Einzelbetrag und im dritten der Gesamtbetrag. Die nächste Sollstellung verrechnet den Gesamtbetrag und setzt das Feld Anzahl auf Null.

Die Eingabe der Anzahl kann entweder einzeln bei jedem Kind oder in der Schnellerfassung durchgeführt werden.

5        Bei einer individuellen Abrechnung muss der monatliche Beitrag vor der Sollstellung im linken Feld eingetragen werden. Die Option legt fest, ob mit der nächsten Sollstellung der Betrag wieder auf 0,- € gesetzt werden soll.

Bis zu vier Ermäßigungen lassen sich pro Beitragsgruppe zuordnen. Unterhalb der Auswahl steht im linken Feld der abzuziehende Betrag, im rechten Feld steht der noch zu zahlende Betrag. Die Sonderermäßigung steht für variable Abzüge zur Verfügung.

Wird die Beitragsgruppe nach Anzahl berechnet, bezieht sich die Ermäßigung immer auf den eigentlichen Einzelbetrag. Eine Sonderermäßigung gibt es für diese Berechnungsart nicht, da es zu Minusbeträgen kommen könnte.

Als letztes müssen noch die Zahler, bis zu drei pro Beitragsgruppe sind möglich, und deren Anteil im unteren Bereich eingerichtet werden. Zur Auswahl stehen nur die Personen und die Institutionen, die beim Kind/Layer Zahler stehen. Tragen Sie im unteren linken Feld den Anteil des Zahlers ein, das rechten Feld ermittelt den noch offenen Posten. Übernimmt der Zahler den kompletten Restbetrag, aktivieren Sie die Option Restbeitrag. Die Zuordnung der Zahler wird nicht eingeblendet, wenn im Layer Grunddaten ein Zahler für Beitrag eingestellt ist.

4        Im Layer Zusatzkosten weisen Sie dem Kind zusätzlichen Beträge zu, wie z. B. Geld für Bastelmaterial, Getränke und Ausflüge. Bis zu zehn unterschiedliche Positionen sind möglich, die benötigten Einträge müssen unter Standard eingerichtet sein. Mit Hilfe der Scrollleiste verschieben Sie die Ansicht vertikal. Je nach Abrechnungsmodus der Zusatzkosten unterscheiden sich die Felder in der Zeile Höhe der Zusatzkosten.

6        Bei der Abrechnung nach Monatsbetrag wird der feste Betrag eingeblendet.

7        Bei der Berechnung nach Einzelbetrag, muss vor der monatlichen Abrechnung die Anzahl der in Anspruch genommenen Positionen eingeben werden. In dem Fall werden drei Felder eingeblendet. Das erste Feld ist beschreibar, hier kann die Anzahl notiert werden. Im zweiten Feld steht der Einzelbetrag und im dritten der Gesamtbetrag. Die nächste Sollstellung verrechnet den Gesamtbetrag und setzt das Feld Anzahl auf Null.

Die Eingabe der Anzahl kann entweder einzeln bei jedem Kind oder in der Schnellerfassung durchgeführt werden.

8        Bei einer individuellen Abrechnung muss der monatliche Betrag vor der Sollstellung im linken Feld eingetragen werden. Die Option legen fest, ob mit der nächsten Sollstellung der Betrag wieder auf 0,- € gesetzt werden soll.

Hinweis zur rückwirkende Abrechnung /Ausdruck auf der Festsetzung

Die Zuordnung der Zahler wird unter Punkt 2, letzter Absatz beschrieben. Wurde im Layer Grunddaten ein Zahler für Zusatzkosten eingestellt ist keine Zahlerzuweisung möglich.

5        Der letzte Layer Zusammenfassung fügt alle Abrechnungsdaten zusammen und zeigt eine Übersicht der zugeordneten Beiträge, Ermäßigungen, Zusatzkosten und Zahler mit den jeweiligen Anteilen. Änderungen werden erst nach der Übernahme aktualisiert.

Die Zusammenfassung für den aktuellen Abrechnungszeitraum wird auch direkt im Layer Abrechungsdaten angezeigt. Welcher Abrechnungszeitraum aktuell ist legt das Stichdatum fest.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK. Bei einem neuen oder kopierten Satz wird ebenfalls auf den letzten übernommenen Stand zurückgesetzt, allerdings wird bei einem Wechsel der Beitragsgruppe, Staffel, Ermäßigung oder der Zusatzkosten auf den Leereintrag die Information auf dem Server gelöscht und kann NICHT mehr zurückgesetzt werden.

6        Übernehmen Sie die Eingaben in das Stammblatt. Für weitere Eingaben bzw. Änderungen bleibt das Fenster geöffnet. Die unteren Informationsfelder werden beim Speichern gefüllt.

7        Schließen Sie das Popup und Speichern die Änderung auf dem Server. Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie nur im Ausnahmefall das aus der Titelleiste benutzen.

Zusatzkosten rückwirkend abrechnen

Oftmals werden Zusatzkosten wie bspw. Essen erst einen Monat später abgerechnet. Im Abrechnungslauf müssen auch die Zusatzkosten für Kinder, die bereits den Status abgemeldet erreicht haben, berücksichtigt werden. Hier ist zu beachten:

9        Zusatzkosten, die bei der Sollstellung NICHT zurückgesetzt werden, werden nur bis zum letzten Monat mit dem Status lfd. Vertrag berücksichtigt. Das betrifft Zusatzkosten, die nach Monatsbetrag abgerechnet werden und individuelle Zusatzkosten, bei denen das Kennzeichen Bei Sollstellung zurücksetzen auf Nein steht.

10    Zusatzkosten, mit automatischer Zurücksetzung, werden noch einmal im darauf folgenden Monat (bereits Status abgemeldet) verrechnet. Dies betrifft Zusatzkosten, die nach Einzelbetrag (Anzahl) berechnet werden und individuelle Zusatzkosten, bei denen das Kennzeichen Bei Sollstellung zurücksetzen auf Ja steht. Mit dieser Option verrechnet der Abrechnungslauf für einen Abrechnungsfreien Monat ebenfalls die Zusatzkosten.

Zusatzkosten auf der Festsetzung

Die Festsetzung kann nur Zusatzkosten berechnen, die einen festen Monatsbetrag haben. Der Hinweis offener Betrag erscheint auf der Festsetzung, wenn die zusätzlichen Kosten nach Anzahl oder individuell berechnet werden, da der fällige Betrag sich monatlich ändert. Eine Ausnahme ist die individuelle Berechnung, die NICHT bei der Sollstellung zurückgesetzt wird. In dem Fall beachtet die Festsetzung den hinterlegten Betrag.

Festsetzung für sorgeberechtigte Person erstellen

Festsetzung drucken erzeugt ein Anschreiben. Arbeitsschritte