Person-Neu/Ansehen/Bearbeiten

Werden nicht alle Schaltflächen angezeigt, fehlt Ihnen die nötige Berechtigung.

Sind Sie über das Kind zum Stammblatt der Person gewechselt stehen nicht alle Funktion zur Verfügung. Über die Schaltfläche Kind gelangen Sie wieder zum Kind.

	Speichern übernimmt alle Änderungen an dem Datensatz. Beim erstmaligen Speichern einer Person wird eine fortlaufende Nummer (pro Mandant) für den Datensatz vergeben. Die Nummer steht in Klammern hinter dem Namen oberhalb der Layer.
	Suchen öffnet die Suchmaske, um ggf. Ihre Suchkriterien zu korrigieren bzw. neue einzugeben. Haben Sie erfasste Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.
	Liste wechselt zur Ergebnisliste und hebt den zuletzt angezeigten Datensatz fett hervor. Haben Sie erfasste Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.
	Zurücksetzen macht alle Änderungen an dem Datensatz rückgängig. Es werden wieder die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Löschen entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Dies ist allerdings nur möglich, solange eine Person nicht als Sorgeberechtigte(r), Zahlungspflichtige(r) und/oder Abholer beim Kind eingetragen ist. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK. Weitere Hinweise
	Historie öffnet ein weiteres Fenster, dass auflistet welcher Anwender wann eine Änderung an den Daten vorgenommen hat. Die Liste kann über die Schaltfläche Drucken im unteren Bereich ausgegeben werden.
	Kopieren erstellt ein Duplikat von dem Datensatz. Übernommen wird der Name, Namenszusatz, Anschrift, Kommunikation (privat) und die Bankverbindung der aktuellen Person. Der neue Datensatz kann einer anderen Betreuungseinrichtung zugewiesen werden, wenn Sie sich auf der Ebene der Verwaltungsstelle (übergeordneter Mandant) befinden.

Für jede Person muss ein eigenes Stammblatt ausgefüllt werden. Als Person werden alle Personsorgeberechtigten, Erziehungsberechtigte, Zahlungspflichtige und Abholer bezeichnet, die Sie einem Kind zuordnen möchten.

1 Über die Personenliste wechseln Sie auf das Stammblatt einer Person. Hier können Sie sich die Daten ansehen und/oder bearbeiten, dies ist abhängig von Ihren Berechtigungen.

2 Mit Hilfe der Funktionen im Formularkopf

Datensatz zurück und

Datensatz vor wechseln Sie schnell auf das Stammblatt des nächsten Kindes aus der Selektionsliste. Berücksichtigt werden nur angehakte Datensätze.

Zur besseren Übersicht ist der Arbeitsbereich Layer gegliedert, die sich über die Symbole

öffnen und

schließen lassen.

Auf dem Stammblatt über dem Layer Grunddaten wird ein Hinweis eingeblendet, wenn sich die Person aktuell in einer Abbuchungsregelung und/oder im Mahnverfahren befindet. Der Hinweis ist nur für Anwender sichtbar, die mindestens die Berechtigung haben die Abbuchungsregelung und das Mahnverfahren ansehen zu dürfen.

1 Zum Erfassen einer Person wählen Sie <

Person/

Neu>. Sie erhalten ein leeres Erfassungsformular.

2 Zum Speichern einer Person muss der Name, Vorname und eine bevorzugt Anschrift hinterlegt werden. Bei einem Abholer ist nicht zwingend eine Anschrift erforderlich. Möchten Sie eine Firma z.B. einen Abholdienst erfassen muss nur der Name und im Feld Anrede Firma eingerichtet werden. Stehen Ihnen weitere Betreuungseinrichtungen außer Ihre eigene zur Verfügung muss zusätzlich das Feld Betreuungseinrichtung bearbeitet werden. Wählen Sie die Einrichtung (Mandant) aus, dem die Person zugeordnet werden soll. Nach dem Speichern der Daten kann die Betreuungseinrichtung nicht mehr geändert werden. Für den übergeordneten Mandanten (Verwaltungsstelle) lassen sich keine Personen erfassen.

Die Pflichtfelder, die beim Erfassen ausgefüllt werden müssen, sind durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet. (Mandant, Vorname, Name)

Mandanten	Das Listenfeld ist nur bei der Neuanlage einer Person, und wenn mehr als ein Mandant zur Verfügung steht zu bearbeiten. Hier wählen Sie den Mandanten aus, dem die Person zugeordnet werden soll. Für den übergeordneten Mandanten (Verwaltungsstelle) lassen sich keine Personen erfassen.
Name u. Vorname	Die Pflichtfelder (*) müssen zum Speichern gefüllt werden. Der erste Buchstabe wird automatisch nach dem Verlassen der Felder groß geschrieben.
Namenszusatz	von, van, de, Freiherr von usw.
Titel	Dr., Prof. usw. Das Feld bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten mit Hilfe der Auswahlliste oder über das Popup einzugeben.
Geschlecht	Das Geschlecht definiert für die Anschreiben die entsprechende Anrede (Frau/Herr). Für die Einträge kein, unbekannt und ohne Angaben $22 Abs.3 PStg verwenden die Schreiben die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren". 1 Der Eintrag kein kann für eine Institution, z.B. für einen Abholdienst oder Arbeitgeber verwendet werden. Die Eingabe des Vornamens ist nicht zwingend. 2 Verwenden Sie den Eintrag ohne Angaben $22 Abs.3 PStg, wenn im Geburtenregister kein Geschlecht eingetragen ist. Durch den am 1. November 2013 in Kraft getretenen § 22 Absatz 3 Personenstandsgesetz kann der Personenstandsfall ohne eine Angabe in das Geburtenregister eingetragen werden, wenn der Person weder dem weiblichen noch dem männlichen Geschlecht zugeordnet werden kann. Diese Regelung gilt "rückwirkend" für alle zu diesem Zeitpunkt lebenden Personen.
Geburtsdatum	Erfassen Sie ggf. das Geburtsdatum der Person. Beachten Sie die Angaben zur Datumseingabe.
Berufstätig	Setzen Sie das entsprechende Merkmal, ob die Person berufstätig ist oder nicht. Das Merkmal dient bei der Suche nach Personen als Ja/Nein-Suchbegriff.
Beruf	Das Feld bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten mit Hilfe der Auswahlliste einzugeben. Eigene Eingaben sind zulässig.
Staatsangehörigkeit 1 und 2	Jeder Person können zwei Staatsangehörigkeiten zugeordnet werden. Wählen Sie die Einträge aus dem Listenfeld aus.
Notizen	Für Bemerkungen steht der Platz zur Verfügung. Ist hier mehr Text hinterlegt, als in dem Fenster abbildbar, befindet sich an der rechten Seite eine Bildlaufleiste, mit der Sie im Feld scrollen können.
Informationsfelder	Die Felder werden beim Speichern automatisch von der Anwendung gefüllt.

Alle Kinder, bei der die aktuelle Person als Personsorgeberechtigte(r), Zahlungspflichtige(r) und/oder Abholer eingetragen ist, werden in dem Layer aufgelistet. Eine Bearbeitung der Liste ist nicht möglich.

Die Kindnummer wird in Klammern hinter dem Kindnamen angezeigt.
Die Symbole kennzeichnen den aktuellen Status des Kindes und um welche Zuweisung es sich handelt.

	ohne			Sorgeberechtigte(r)
	Warteliste			Zahlungspflichtige(r)
	angemeldet			Abholer
	fd. Vertrag
	abgemeldet

Zugeordnetes Kind bearbeiten öffnet das Kind-Stammblatt. Über die Schaltfläche Zurück wechseln Sie wieder in den Layer Zugeordnetes Kind. Speichern Sie vorher die Daten, falls Sie die Änderungen vorgenommen haben.

Der Layer speichert die Kommunikationswege (Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.) zur aktuellen Person. Sie können mehrere Sätze für eine Person anlegen. Alle bevorzugten Kommunikationswege sind hier durch ein gekennzeichnet. Es darf je Kommunikationsweg nur ein Bevorzugter definiert werden. Daten, die nicht mehr aktuell sind, werden durch ein gekennzeichnet.

Beim Kind/Layer Zugeordnete Person werden alle bevorzugten Kommunikationsdaten eingeblendet, nachdem die Person dem Kind zugeordnet wurde.

Ein Mausklick auf eine gespeicherte E-Mail-Adresse öffnet Ihr lokal installiertes E-Mail-Programm. Die Empfänger Adresse wird aus dem Layer übernommen.

öffnet eine leere Eingabemaske zur Erfassung eines neuen Kommunikationsweges. Arbeitsschritte
Kommunikation bearbeiten wechselt in die Detailansicht.
Kommunikation ansehen wechselt in die Detailansicht. Eine Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Kommunikation löschen entfernt den Kommunikationsweg aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Für Lastschriftzahler kann eine Abbuchungsregelung hinterlegt werden. Durch die Regelung wird nicht der komplette offene Betrag, sondern der hinterlegte maximale Betrag eingezogen. Für den Sepa-Zahlungslauf stehen weitere Optionen zur Verfügung. Die Abbuchungsregelung wird unter <Kind/Layer Zahler> eingerichtet. Hinweise Zur Abbuchungsregelung

Der Layer zeigt alle Zusatzfelder, die beim Hauptmandanten (Verwaltungsstelle) eingerichtet sind. Tragen Sie den entsprechenden Wert hinter der Bezeichnung ein.

In der vorgeschalteten Suche kann nach sämtliche Zusatzfelder selektiert werden.

In dem Layer haben Sie die Möglichkeit ein Wiedervorlagedatum anzulegen, falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Angaben zu Person bearbeiten müssen. Es lassen sich mehrere Wiedervorlagen für eine Person speichern.

Für jede Wiedervorlage muss ein Bearbeiter festgelegt werden, standardmäßig wird der angemeldete Benutzer als Bearbeiter eingetragen. Eine Wiedervorlage kann an einen anderen Bearbeiter weitergeleitet werden, zur Verfügung stehen alle Benutzernamen, die zum Mandanten des Kindes oder zu dessen Hauptmandanten zugeordnet sind.

öffnet das Erfassungsformular. Arbeitsschritte
Wiedervorlage bearbeiten wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Wiedervorlage ansehen wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Wiedervorlage löschen entfernt den Eintrag. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

In diesem Layer werden Dokumente mit verschiedenen Informationsgehalt gespeichert. Beim Erstellung einer Finanzamt Bescheinigung oder eines allgemeinen Schreibens kann hier das Schreiben als PDF-Datei mit dem Erstellungsdatum abgelegt werden. So können Sie jederzeit nachvollziehen, ob und wann welches Schreiben erstellt wurde. Eine Wiederholung des Ausdruckes ist aus dem Layer möglich.

Die Langzeitverfügbarkeit der Dokumente kann nicht garantiert werden. Es besteht die Möglichkeit, dass durch Änderungen in der Datenbank oder andere Anpassungen die Verknüpfungen zu den Dokumenten verloren gehen. Es handelt sich nicht um ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darüber hinaus können Anwender mit den entsprechenden Benutzerrechten Dokumenteneinträge eigenständig löschen.

Kürzel des Schreiben

Zur besseren Unterscheidung wird jede Art des Schreibens mit einem Kürzel versehen.

D	Dokument (externes Objekt)
F	Bescheinigung Finanzamt
L	Freies Schreiben
R	Abbuchungsregelung
S	Allgemeines Schreiben

Bearbeitungsmöglichkeiten

Neu öffnet den Import-Assistent um eine externe Datei anzufügen. Arbeitsschritte
Eintrag bearbeiten wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Eintrag ansehen wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Eintrag löschen entfernt den Eintrag. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
Eintrag drucken erstellt einen Nachdruck.
Dokument ausgeben öffnet das Formular in der entsprechenden Software. Zum Öffnen der Formulare muss selbstverständlich die benötigte Software lokal auf Ihrem Rechner installiert sein. Falls die Seitenansicht nicht erscheint oder es zu einer Fehlermeldung kommt beachten Sie bitte folgende Hinweise.

3 Nach der Eingabe muss Ihre Erfassung nur noch über die Schaltfläche

Speichern im Formularkopf gesichert werden. Ein Hinweis zu fehlenden und/oder falschen Eingaben, die das Speichern nicht ermöglichen, wird im oberen Bereich unter den Schaltflächen angezeigt. Beim erstmaligen Speichern einer Person wird eine fortlaufende Nummer (pro Mandant) für den Datensatz vergeben. Die Nummer steht in Klammern hinter dem Namen oberhalb der Layer.

Falls der Formularkopf am Bildschirm nicht zu sehen ist, benutzen Sie den Link

oder klicken auf die Titelzeile.

Beim Speichern einer Neuanlage wird geprüft, ob es bereits einen Datensatz mit identischen Angaben in den Feldern Vorname, Nachname, Geschlecht oder Anschrift gibt. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis, der Datensatz wird trotzdem gespeichert. Gegebenenfalls müssen Sie den neuen Datensatz löschen und durch den bestehenden ersetzen.