Briefvorlage - Welche Schreiben gibt es?

Die Art des Schreibens legt den Gültigkeitsbereich für die Briefvorlage fest. Beim Seriendruck stehen nur die Vorlagen zur Auswahl, die für das entsprechende Schreiben eingerichtet wurden.

Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Schreiben hängt von den Benutzerberechtigungen ab. Hat ein Anwender beispielsweise keine Berechtigung die Beitragsdaten beim Kind zu pflegen oder das Mahnverfahren zu starten, stehen die Schreiben "Festsetzung" und "Mahnverfahren" nicht zur Auswahl.

Textvariablen einfügen

Für fast alle Schreiben gibt es Textvariablen. Die Textvariablen sind Platzhalter, die beim Erstellen der Briefe mit entsprechenden Echtdaten gefüllt werden. Abhängig von der Art des Schreibens stehen unterschiedliche Textvariablen zur Verfügung. weiter zu Textvariablen

Textblöcke

Je nach Art des Schreibens stehen unterschiedliche Textfelder zur Verfügung (Textblock nach der Anrede, Textblock vor dem Aufrechnungsblock, Textblock nach dem Aufrechnungsblock, weiterer Textblock, Text nach der Unterschrift).

Ein Textblock besitzt die Eigenschaft sich NICHT zu trennen. Daher kann es passieren, dass der Text auf der nächsten Seite beginnt, obwohl auf der vorherigen Platz vorhanden ist. Falls nötig, teilen Sie den Text auf mehrere Textblöcke auf.

Welche Schreiben gibt es?

Abbuchungsregelung

Dieses Schreiben kann an einen Zahler verschickt werden, wenn eine Abbuchungsvereinbarung (maximaler Einzugsbetrag) unter <Kind/Layer Zahler> eingerichtet wurde. Der Seriendruck ist aus der Kind- und Person-Liste möglich. Die Ablage im Layer Dokumentation findet dort statt wo der Ausdruck erstellt wurde.

1        Infoblock auf dem Anschreiben

Druckt unter dem Betreff einen Block mit dem Namen der Einrichtung, den Namen des Kindes, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Verwendungszweck und Erstellungsdatum.

Allgemeines Anschreiben Institution

Dieses Schreiben wird für eine Institution erstellt. Die Briefanrede bezieht sich auf den Ansprechpartner mit dem Status Bevorzugt verwenden!. Die Erstellung des Briefes ist über <Kind/Layer Zahler> möglich.

Allgemeines Anschreiben Kind

Bei dieser Art handelt es sich um einen simplen Serienbrief, der für verschiedene Informationsbriefe verwendet werden kann. Der Seriendruck ist nur aus der Kind-Liste möglich.

2        Infoblock auf dem Anschreiben

Druckt unter dem Betreff einen Block mit dem Namen der Einrichtung, den Namen des Kindes, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Verwendungszweck und Erstellungsdatum.

Allgemeines Anschreiben Mitarbeiter

Der Serienbrief kann nur an einen Mitarbeiter verschickt werden. Die Paaranrede ist nicht möglich.

Allgemeines Anschreiben Person

Das Schreiben kann nur an eine Person verschickt werden, die Paaranrede ist nicht möglich. Der Bezug zum zugeordneten Kind ist nicht vorhanden. Der Ausdruck ist über die Person-Liste möglich.

Anschreiben Zahler

Das Schreiben kann nur für Personen erstellt werden, die beim Kind als Zahler eingerichtet sind.

3        Beim Ausdruck über die Person-Liste wird die gültige Zahlerart, abhängig vom Stichdatum, geprüft und dementsprechend die Textvariablen gefüllt. Der Infoblock erscheint NICHT auf dem Schreiben.
Die Ablage im Layer Dokumentation wird bei der Person und beim Kind vorgenommen.

4        Beim Ausdruck über die Kind-Liste bzw. direkt aus dem Kind spielt die gültige Zahlungsart keine Rolle. Im Schreiben wird der Infoblock gedruckt.
Die Ablage im Layer Dokumentation wird nur beim Kind vorgenommen.

Festsetzung Sorge-/Erziehungsberechtigte

Die Festsetzung ist die Zahlungsbenachrichtigung für die sorge-/erziehungsberechtigte Person mit dem Kennzeichen "Wohnanschrift des Kindes", auch wenn diese Person kein Zahler ist. Die Paaranrede ist möglich.

Der Seriendruck kann aus der Kind-Liste oder direkt über <Kind/Layer Abrechnungsdaten> erzeugt werden. Ergänzend zum Inhalt der Briefvorlage kann ein zusätzlicher Text für den einmaligen Ausdruck erfasst werden.

5        Infoblock auf dem Anschreiben

Druckt unter dem Betreff einen Block mit dem Namen der Einrichtung, den Namen des Kindes, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Verwendungszweck und Erstellungsdatum.

6        Aufrechnungsblock drucken

Der Standardblock holt sich die Angaben aus <Kind/Layer Abrechnungsdaten>. Dieser Block kann für zukünftige Zahlungsbenachrichtigung genutzt werden.

7        Aufrechnungsblock aus der Sollstellung drucken

Die Aufrechnung ermittelt die Beträge aus der letzten Sollstellung.

8        Die zum Aufrechnungsblock zugehörigen Textbausteine auf der Festsetzung drucken

Die Textbausteine sind Sätze wie "Der zu zahlende Betrag wird vereinbarungsgemäß von ihrem Konto ... eingezogen" oder "Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag ...", die je nach Zahlungsart unter dem Aufrechnungsblock erscheinen.

Normalerweise wird bei SEPA-Lastschrift nur IBAN und BIC angegeben. Möchten Sie zusätzlich die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz ausgeben, kann der erweiterte Textbaustein unter System/Mandantoption eingestellt werden.

Normalerweise werden im Aufrechnungsblock beim Sorgeberechtigen mit dem Kennzeichen "Wohnanschrift des Kindes" die Anteile der anderen Zahler errechnet und ausgegeben. Ist dies nicht gewünscht kann unter System/Benutzeroption die Voreinstellung geändert werden.

Hinweis zum Verwendungszweck
Auf jeder Festsetzung kann ein Verwendungszweck z.B. im Infoblock angegeben werden. Selbstzahler werden im Textbaustein darauf hingewiesen, bei der Überweisung den Verwendungszweck anzugeben. Dies ist besonders für den Import der Zahlungseingänge wichtig. Anhand des Verwendungszwecks kann die Zahlung eindeutig zugeordnet werden. Hinweise zum Import von Zahlungen

Der Standardverwendungszweck setzt sich aus den Nummern der Betreuungseinrichtung (B), des Zahlers (P) und des Kindes (K) zusammen. Nach dem jeweiligen Kürzel folgt eine vierstellige Nummer, dabei handelt es sich um die jeweilige Datensatznummer mit vorgestellten Nullen. Normalerweise wird die Nummer der sorgeberechtigten Person mit dem Kennzeichen "Wohnanschrift des Kindes" verwendet. Sollte allerdings der andere Elternteil Zahler sein, wird diese Nummer gedruckt. Voraussetzung ist, dass für die Briefvorlage eine Paaranrede eingestellt ist. Als Ehepaar werden sorgeberechtigte Personen mit selber Anschrift definiert.

Festsetzung weitere Zahler

Die Zahlungsbenachrichtigung ist für Personen bestimmt, die NICHT das Kennzeichen "Wohnanschrift des Kindes" haben. Angeschrieben wird der jeweilige Zahler, somit steht keine Paaranrede zur Verfügung. Die Erstellung der Briefe kann aus der Kind-Liste oder direkt beim <Kind/Layer Zahler> erstellt werden. Ergänzend zum Inhalt der Briefvorlage kann ein zusätzlicher Text für den einmaligen Ausdruck erfasst werden.

9        Infoblock auf dem Anschreiben

Druckt unter dem Betreff einen Block mit dem Namen der Einrichtung, den Namen des Kindes, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Verwendungszweck und Erstellungsdatum.

10    Aufrechnungsblock drucken
Ausgegeben wir ein Satz (kein Block) mit Angaben aus <Kind/Layer Abrechnungsdaten>. Diese Info kann für zukünftige Zahlungsbenachrichtigung genutzt werden.

11    Die zum Aufrechnungsblock zugehörigen Textbausteine auf der Festsetzung drucken
Die Textbausteine sind Sätze "Der zu zahlende Betrag wird vereinbarungsgemäß von ihrem Konto ... eingezogen" oder "Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag ...", die je nach Zahlungsart unter dem Aufrechnungssatz erscheinen.

Finanzamt Bescheinigung

Dieses Schreiben ermittelt für die Zahler den jährlichen Zahlungseingang ohne Mahn- und Bankrückläufergebühren. Angeschrieben wird nur der jeweilige Zahler, somit steht keine Paaranrede zur Verfügung. Der Ausdruck wird aus der Person-Liste gestartet. Alle Zahlungen eines Zahlers, auch für mehrere Kinder, werden auf einer Jahresbescheinigung ausgegeben.

Beachten Sie unbedingt die Grundeinstellung für die Ermittlung der Zahlungseingänge unter <System/Mandantoption/Sonstiges/Finanzamt Bescheinigung berücksichtigte Zahlungseingänge>. Die Option wir nur auf Verwaltungsebene angezeigt.

12    Infoblock auf dem Anschreiben

Druckt unter dem Betreff einen Block mit dem Namen der Einrichtung, den Namen des Kindes, Bescheinigungsjahr und Erstellungsdatum.

13    Aufrechnungsblock drucken

Druckt je Beitragsgruppe die Bezeichnung, die Staffel und die Summe der Zahlungen. Entscheiden Sie, ob die Zahlungen für Zusatzkosten ebenfalls notwendig sind.

14    Anhang Auflistung der Zahlungen drucken

Erstellt auf einer separaten Seite ein Zahlungserfassungsprotokoll (inklusiv der Mahn- und Bankrückläufergebühren).

Freie Vorlage Kind

Diese Vorlage kann für Formulare benutzt werden. Sämtliche Kopfdaten wie Briefkopf, Empfänger usw. gibt es nicht.

Freies Anschreiben Kind und Freies Anschreiben Person

Diese Briefvorlagen legen Sie OHNE Text an. Sie dienen für einmalige Schreiben, deren Inhalt direkt vor dem Ausdruck erfasst wird. Bis auf die Textvariablen für das Erstellungsdatum können keine weiteren genutzt werden. Die Erstellung der Briefe findet über die Kind- bzw. Person-Liste statt.

Die grafische Unterschrift aus dem Briefkopf wird nicht verwendet. Dieses Schreiben muss handschriftlich unterschrieben werden.

15    Infoblock auf dem Anschreiben

Druckt unter dem Betreff einen Block mit dem Namen der Einrichtung, den Namen des Kindes, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Verwendungszweck und Erstellungsdatum.

Mahnverfahren Stufe 1 bis 5

Das Mahnverfahren benötigt diese Schreiben. Für jede Mahnstufe muss eine Briefvorlage vorhanden sein.

Möglich ist, für unterschiedliche Zahlungsarten separate Vorlagen anzulegen, dazu muss im Feld Zahlungsart der entsprechende Eintrag gewählt werden. Je Mahnstufe und Zahlungsart darf es nur eine Vorlage geben. Die Auswahl Alle Zahlungsarten (ohne Briefvorlage) verwenden Sie. wenn die Zahlungsart unwichtig ist. Möchten Sie die Mahnschreiben nicht nach der Zahlungsart differenzieren legen sie einfach nur eine Briefvorlage mit dieser Auswahl an.

16    Infoblock auf dem Anschreiben

Druckt unter dem Betreff einen Block mit dem Namen der Einrichtung, den Namen des Kindes, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Verwendungszweck und Erstellungsdatum.

17    Aufrechnungsblock drucken

Druckt in einem Block die Angaben zum Soll, zum Haben und die Differenzen.

Für den Aufrechnungsblock steht eine weitere Variante zur Auswahl und zusätzlich kann zur besseren Restverfolgung eine Anlage mit erzeugt werden. Stellen Sie auf der oberen Mandantenebene unter System/Mandantoption die Auswahl auf "Ja".