Mitarbeiter-Neu/Bearbeiten

Werden nicht alle Schaltflächen angezeigt, fehlt Ihnen die nötige Berechtigung.

	Speichern übernimmt die Änderungen an den Daten.
	Liste wechselt zur Listenansicht. Haben Sie Änderungen an dem aktuellen Datensatz noch nicht gespeichert, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Abbrechen. Ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.
	Zurücksetzen macht alle Änderungen an dem Datensatz rückgängig. Es werden wieder die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Löschen entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Dies ist allerdings nur möglich, solange der Mitarbeiter keiner Betreuungsgruppe zugeordnet ist. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
	Historie zeigt welcher Anwender, wann und was an der Person geändert hat.
	Kopieren erstellt ein Duplikat der Mitarbeiterdaten für eine andere Betreuungseinrichtung. Auf die mandantenübergreifende Funktion haben nur die Anwendern auf der obersten Ebene Zugriff. Arbeitsschritte

Für jeden Mitarbeiter Ihrer Einrichtung sollte ein Stammblatt angelegt werden. Um einer Betreuungsgruppe eine(n) Leiter(in) und Stellvertreter(in) zu zuordnen und für die Auswertung Personal- u. Platzzahlmeldung ist es erforderlich die Daten im Menü Mitarbeiter zu erfassen.

1 Es wird ein leeres Erfassungsformular geöffnet, wenn Sie

Mitarbeiter/Neu wählen.

2 Über die Liste wechseln Sie in das Mitarbeiter-Stammblatt. Die Bearbeitung der Daten ist abhängig von den Zugriffsberechtigungen.

3 Mit Hilfe der Funktionen im Formularkopf

Datensatz zurück und

Datensatz vor wechseln Sie schnell auf das Stammblatt des nächsten Kindes aus der Selektionsliste. Berücksichtigt werden nur angehakte Datensätze.

Zur besseren Übersicht ist der Arbeitsbereich in Bereiche (Layer) unterteilt, die sich über die Symbole

öffnen und

schließen lassen.

Die Einträge zu den Mitarbeitern sind Mandantenbezogen, d.h. jeder Mandant sieht nur seine eigenen Einträge. Eine Ausnahme bildet der übergeordnete Mandant (Zentrale Verwaltungsstelle), er hat die Möglichkeit für alle untergeordneten Mandanten (Betreuungseinrichtungen) Mitarbeiter zu erfassen und zu bearbeiten, allerdings können für den Hauptmandanten keine eigenen Mitarbeiter erfasst werden. Bei einer Neuanlage muss der zugehörige Mandant ausgewählt werden.

1 Erfassen Sie die Angaben zum Mitarbeiter in den entsprechenden Layern bzw. bearbeiten Sie die vorhandenen Angaben.

Mandant	Das Listenfeld ist nur bei der Neuanlage eines Mitarbeiters und wenn mehr als ein Mandant zur Verfügung steht zu bearbeiten. Hier wählen Sie den Mandanten aus, bei dem der Mitarbeiter tätig. Der Hauptmandant kann ausschließlich Mitarbeiter untergeordneter Mandanten erfassen und bearbeiten.
Name u. Vorname	Die Pflichtfelder müssen zum Speichern ausgefüllt werden.
Namenszusatz	von, van, de, Freiherr von usw.
Titel	Dr., Prof. usw. Das Feld bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten mit Hilfe der Auswahlliste oder über das Popup einzugeben.
Kürzel	Jeder Mitarbeiter erhält ein zweistelliges Kürzel, dass sich aus den ersten zwei Buchstaben des Nachnamens zusammensetzt. Diese Kürzel dienen als Mitarbeiter-Kennzeichen im Dienstplan. Gerne dürfen Sie die automatischen Kürzel überschreiben. Ein Kürzel darf aus maximal zwei Zeichen bestehen.
Geschlecht	Das Geschlecht definiert für die Anschreiben die entsprechende Anrede (Frau/Herr). Für den Eintrag unbekannt und ohne Angaben $22 Abs.3 PStg verwenden die Schreiben die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren". Verwenden Sie den Eintrag ohne Angaben $22 Abs.3 PStg, wenn im Geburtenregister kein Geschlecht eingetragen ist. Durch den am 1. November 2013 in Kraft getretenen § 22 Absatz 3 Personenstandsgesetz kann der Personenstandsfall ohne eine Angabe in das Geburtenregister eingetragen werden, wenn der Person weder dem weiblichen noch dem männlichen Geschlecht zugeordnet werden kann. Diese Regelung gilt "rückwirkend" für alle zu diesem Zeitpunkt lebenden Personen. Der Eintrag wird in der Jugendhilfestatistik ab dem Berichtsjahr 2017 berücksichtigt.
Geburtsdatum	Das Geburtsdatum wird auf dem Unfallbericht gedruckt.
Status	Jeder Mitarbeiter erhält einen Status. Beim erstmaligen Speichern wird der Status "ohne" vergeben. Ansonsten gibt es "aktiv", "Elternzeit", "passiv", "Beschäftigungsverbot" und "ausgeschieden". Die Suche nach dem Status ist möglich. Auswertungen und Statistik berücksichtigen den Status.
tätig seit	Hinterlegen Sie das Einstellungsdatum. Hinweise zur Datumseingabe
Staatsangehörigkeit	Die Staatsangehörigkeit wird auf dem Unfallbericht gedruckt.
Qualifikation (abgeschlossene Berufsausbildung)	Das Feld bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten über das Popup einzugeben. Eigene Eingaben sind möglich. Für die Auswertung Personal- u. Platzzahlmeldung ist es unbedingt erforderlich die Angaben zu pflegen.
Tätigkeit	Der Eintrag ist für die Personalbedarfsanalyse notwendig. Hierüber wird die Erstkraft (Leiter/in, Erzieher/in und Heilerziehungspfleger/in) und die Zweitkraft (Kinderpfleger/in, Sozialassistent/in und Sonstiges) gesteuert.
Notizen	Für Bemerkungen steht der Platz zur Verfügung. Ist hier mehr Text hinterlegt, als in dem Fenster abbildbar, befindet sich an der rechten Seite eine Bildlaufleiste, mit der Sie im Feld scrollen können.

Angaben für die Jugendhilfestatistik

Die Angaben benötigt die jährliche "Statistik der Kinder- und Jugendhilfe Teil III.1 - Kinder und tätige Personen in Tageseinrichtungen".

Mitarbeiter/in im

hauswirtschaftlichen/technischen

Bereich

Handelt es sich z. B. um einen Hausmeister, Küchen- und Reinigungspersonal oder eine geringfügig beschäftigte Personen auf 400 Euro-Basis, muss die Option gesetzt werden, sofern dieser Mitarbeiter direkt von der Einrichtung bzw. beim Träger angestellt ist.

Stellung im Beruf

Wählen Sie einen passenden Eintrag aus.

1 Für Angestellte, Arbeiter/Arbeiterinnen und Beamte/Beamtinnen ist anzugeben, ob die Person beim entsprechenden Träger befristet oder unbefristet angestellt ist. Es geht also nicht darum, ob die Person in der Einrichtung selbst nur vertretungsweise bzw. befristet arbeitet, sondern um das Beschäftigungsverhältnis beim entsprechenden Arbeitgeber.

Höchster

Berufsausbildungsabschluss

Maßgebend sind die Verhältnisse am Stichtag.

Hier hinterlegen Sie die Kommunikationswege (Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.) des Mitarbeiters. Alle bevorzugten Kommunikationwege sind hier durch ein gekennzeichnet. Es darf je Kommunikationsweg nur ein Bevorzugter definiert werden. Daten, die nicht mehr aktuell sind, werden durch ein gekennzeichnet.

öffnet das Erfassungsformular, um einen neuen Kommunikationsweg anzulegen. Arbeitsschritte
Kommunikationsweg bearbeiten, wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Kommunikationsweg ansehen, wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Kommunikationsweg löschen, entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

In dem Layer speichern Sie die Anzahl der Wochenstunden und die vertragliche geregelten Arbeitstag des Mitarbeiters. Die Angaben sind für die Ermittlung der Personalbedarfsanalyse, der Personal- u. Platzzahlmeldung und für den Dienstplan notwendig.

1 öffnet eine leere Eingabemaske zur Erfassung der Angaben. Arbeitsschritte

2 Arbeitszeit bearbeiten, wechselt in die Detailansicht der entsprechenden Bankverbindung.

3 Arbeitszeit ansehen, wechselt in die Detailansicht. Eine Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!

4 Arbeitszeit löschen, entfernt die Bankverbindung aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

In dem Layer speichern Sie die Aufteilung der Wochenarbeitszeit des/der Mitarbeiters/in. Die Angaben sind wichtig zur Ermittlung der Personal- und Platzzahlmeldung.

öffnet eine leere Eingabemaske zur Erfassung der Aufteilung. Arbeitsschritte
Aufteilung bearbeiten, wechselt in die Detailansicht der entsprechenden Aufteilung der Wochenarbeitszeit.
Aufteilung ansehen, wechselt in die Detailansicht. Eine Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Aufteilung löschen, entfernt die Aufteilung der Wochenarbeitszeit aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

Der Layer zeigt alle Zusatzfelder, die beim Hauptmandanten (Verwaltungsstelle) eingerichtet sind. Tragen Sie den entsprechenden Wert hinter der Bezeichnung ein.

In der vorgeschalteten Suche kann nach sämtliche Zusatzfelder selektiert werden.

In dem Layer haben Sie die Möglichkeit ein Wiedervorlagedatum anzulegen, falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Angaben zum Mitarbeiter bearbeiten müssen. Es lassen sich mehrere Wiedervorlagen für ein Mitarbeiter speichern.

Für jede Wiedervorlage muss ein Bearbeiter festgelegt werden, standardmäßig wird der angemeldete Benutzer als Bearbeiter eingetragen. Eine Wiedervorlage kann an einen anderen Bearbeiter weitergeleitet werden, zur Verfügung stehen alle Benutzernamen, die zum Mandanten des Kindes oder zu dessen Hauptmandanten zugeordnet sind.

öffnet das Erfassungsformular. Arbeitsschritte
Wiedervorlage bearbeiten wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Wiedervorlage ansehen wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Wiedervorlage löschen entfernt den Eintrag. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

In diesem Layer können Dokumente mit verschiedenen Informationsgehalt gespeichert werden. Zum Einen besteht die Möglichkeit für den aktuellen Mitarbeiter einen Unfallbericht zu erstellen und zum Anderen externe Dateien mit dem Datensatz zu verknüpfen.

Die Langzeitverfügbarkeit der Dokumente kann nicht garantiert werden. Es besteht die Möglichkeit, dass durch Änderungen in der Datenbank oder andere Anpassungen die Verknüpfungen zu den Dokumenten verloren gehen. Es handelt sich nicht um ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darüber hinaus können Anwender mit den entsprechenden Benutzerrechten Dokumenteneinträge eigenständig löschen.

Kürzel des Schreiben

Zur besseren Unterscheidung wird jede Art des Schreibens mit einem Kürzel versehen.

D	Dokument (externes Objekt)
S	Allgemeines Schreiben
U	Unfallanzeige

Bearbeitungsmöglichkeiten

Neu Mitarbeitergespräch öffnet einen leeres Unfallformular. Arbeitsschritte
Neu Unfallanzeige öffnet einen leeres Unfallformular. Arbeitsschritte
Neu Dokument öffnet den Import-Assistent. Arbeitsschritte
Dokument bearbeiten wechselt in die Bearbeitungsmaske.
Dokument ansehen wechselt in die Bearbeitungsmaske. Die Bearbeitung der Daten ist nicht möglich!
Dokument löschen entfernt den Eintrag. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.
Dokument drucken erstellt einen Ausdruck. Die Funktion steht erst nach dem Speichern des Mitarbeiters zur Verfügung. Hinweise
Dokument ausgeben öffnet das Formular in der entsprechenden Software. Zum Öffnen der Formulare muss selbstverständlich die benötigte Software lokal auf Ihrem Rechner installiert sein. Falls die Seitenansicht nicht erscheint oder es zu einer Fehlermeldung kommt beachten Sie bitte folgende Hinweise.

Alle Änderung werden durch ein Klick auf die Schaltfläche

Zurücksetzen entfernt. Es werden die zuletzt gespeicherten Daten eingeblendet bzw. eine leere Erfassungsmaske. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK.

2 Die Eingaben müssen nur noch über die Schaltfläche

Speichern im Formularkopf gesichert werden.

Falls der Formularkopf am Bildschirm nicht zu sehen ist, benutzen Sie den Link

oder klicken auf die Titelzeile.

Löschen entfernt den Datensatz aus dem Bestand. Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit OK. Ein Mitarbeiter kann NICHT gelöscht werden, wenn der Datensatz aktuell einer Betreuungsgruppe zugeordnet und im aktuellen Urlaubsplan hinterlegt ist. Zusätzlich darf der Status "aktiv" nicht aktuell oder in der Zukunft liegen.

Statt den Datensatz zu löschen, sollte unter <Mitarbeiter/Layer Grunddaten> der Status ausgeschieden gesetzt werden.